Exact en Afas koppelen aan een AI-telefoniste: stappenplan [2026]

Exact en Afas zijn de twee meest gebruikte ERP-pakketten bij Nederlandse installatiebedrijven. Samen goed voor ruim 60% van de markt. Als je een AI-telefoniste wil inzetten moet die dus kunnen praten met deze systemen, anders wordt elke afspraak alsnog handmatig overgetikt en verlies je de grootste winst van automatisering.

Dit artikel legt uit hoe die koppeling technisch werkt, welke opties er zijn, en waar de meeste bedrijven fout gaan. Geschreven voor zowel de directeur die besluit als de ICT-beheerder die de uitvoering doet.

Wat bedoelen we met "koppelen"?

Een AI-telefoniste neemt gesprekken aan, voert de conversatie, en wil minimaal drie dingen kunnen doen in Exact of Afas:

1. Lezen: klantgegevens opzoeken op telefoonnummer, openstaande offertes vinden, agenda checken voor beschikbaarheid.
2. Schrijven: nieuwe afspraken of terugbelverzoeken aanmaken, offertes markeren als "opgevolgd".
3. Notificeren: jou als planner informeren bij nieuwe afspraken, spoed, of gewijzigde status.

De manier waarop dat technisch gebeurt verschilt per systeem.

Exact Online koppelen

Exact Online heeft sinds 2018 een moderne REST-API. Dat maakt een koppeling relatief simpel. We gebruiken:

1. OAuth 2.0 authenticatie

Je Exact-beheerder autoriseert onze app eenmalig in de Exact portaal. Daarna kunnen wij namens jouw bedrijf API-calls doen, zonder dat wij je wachtwoord hebben. Volledig veilig en intrekbaar.

2. Relaties API voor klantdata

Wanneer een klant belt, zoekt de AI op telefoonnummer of postcode of de klant al in Exact staat. Zo ja, wordt de bestaande relatie gebruikt. Zo niet, wordt er een nieuwe relatie aangemaakt bij het eerste boeken.

3. Verkoopoffertes en verkooporders

Offertes die openstaan in Exact kan de AI zien en gebruiken voor opvolging. Als een klant tijdens een gesprek vragen heeft over een specifieke offerte, weet de AI precies welke offerte van toepassing is.

4. Planner / agenda-koppeling

Afspraken worden als agenda-activiteit of werkorder aangemaakt in Exact. Als je ook Exact voor urenregistratie gebruikt, komen de werkzaamheden direct in je uurverantwoording terecht.

Typische doorlooptijd koppeling: 1-2 werkdagen voor een standaardinrichting. Bij bedrijven met zwaar aangepaste Exact-inrichting (custom velden, workflow-extensies) 3-5 werkdagen.

Afas koppelen

Afas heeft een andere architectuur dan Exact. De koppeling gaat via:

1. GetConnectors en UpdateConnectors

Afas werkt met "connectors" die door jouw Afas-beheerder worden vrijgegeven voor externe integraties. Wij krijgen toegang tot specifieke connectors (bijvoorbeeld Profit_Organisatie, KnWerksoort, KnOrganisatie). Dit is veiliger dan volledige API-toegang: wij kunnen alleen bij wat jij expliciet vrijgeeft.

2. App-connector configuratie

Je Afas-beheerder maakt een app-connector aan met een token. Dat token geef je aan ons (veilig, versleuteld). Daarna kunnen wij binnen de autorisatie-grenzen werken.

3. Profit-CRM en Projecten

Voor afspraken gebruiken we meestal de Projecten- of Werkopdrachten-modules in Afas. Offertes zitten in Profit-CRM. De exacte module hangt af van hoe jij Afas hebt ingericht.

Typische doorlooptijd: 2-4 werkdagen, inclusief afstemming met je Afas-consultant.

Geen directe API-koppeling? Dan e-mail

Als directe integratie (nog) niet mogelijk is, is er altijd de terugval: gestructureerde e-mail-notificatie. De AI stuurt je een e-mail met een vaste format:

Onderwerp: [InstallatieTelefoniste] Nieuwe afspraak — Jan Jansen — Loodgieter
Klant: Jan Jansen, 06-12345678, Kerkstraat 15 Deventer
Type: Kraan vervangen
Voorkeursmoment: Woensdag 12 mei, ochtend
Geschatte duur: 1 uur
Tarief-indicatie gegeven: €35 voorrijkosten + €75/uur
Actie: Klik [hier] om te bevestigen in agenda

Met één klik plan je het in Exact of Afas. Minder geautomatiseerd dan directe koppeling, maar nog steeds sneller dan handmatig opnieuw intoetsen.

Veelgemaakte fouten

Fout 1: alle afspraaktypes als één bak zien

Een CV-ketel-vervanging duurt 3-4 uur. Een lekkende kraan 45 minuten. Een inspectie zonnepanelen 1 uur. Als de AI niet weet wat welke klus hoort te duren, maakt hij te korte of te lange tijdslots.

Oplossing: definieer in de AI-setup welke klustypes er zijn en wat de gemiddelde duur is. Dat neem je dus mee in het kennismakingsgesprek.

Fout 2: geen terugval voor systeemstoring

Wat doet de AI als Exact of Afas even niet bereikbaar is? Als je dat niet regelt, boekt hij gewoon ergens in. Oplossing: bij een storing maakt de AI een terugbelverzoek aan en stuurt SMS-notificatie naar jou. Geen boekingen die verdwijnen.

Fout 3: matching alleen op naam

Jan Jansen bestaat 500 keer in Nederland. Bij het matchen van een bestaande klant moet je minimaal telefoonnummer of postcode gebruiken. Anders krijg je dubbele relaties in je systeem binnen een paar weken.

Fout 4: tarieven hardcoden in de prompt

Tarieven veranderen periodiek. Als de AI-prompt "onze voorrijkosten zijn €35" letterlijk bevat en je hebt ze verhoogd naar €40, is de AI direct out-of-date. Beter: tarief-structuur laat de AI uit een apart bestand lezen dat we één keer per kwartaal checken.

Security en AVG

Een ERP-koppeling verwerkt klantgegevens. Dat betekent:

• Verwerkersovereenkomst tussen jou, Flireo B.V. en eventuele sub-verwerkers
• Alle data blijft binnen de EU
• TLS 1.3 voor alle API-calls
• Tokens/credentials versleuteld opgeslagen, nooit in logs
• Audit-log: wij kunnen aantonen wie-wanneer-wat heeft gedaan

Stappenplan samenvatting

1. Week 1: Kennismakingsgesprek. Check op welke Exact/Afas-versie je zit en welke modules je gebruikt.
2. Week 1-2: Jij of je ICT-consultant geeft API-toegang vrij. Wij configureren de koppeling.
3. Week 2: Proefgesprekken waarin wij de AI laten boeken, jij controleert of het in Exact/Afas klopt.
4. Week 2-3: Gefaseerde live-gang. Eerst 20% van het telefoonverkeer, dan uitbreiden.
5. Week 3+: Full operations. Wekelijkse check of alles klopt, maandelijkse aanpassingen waar nodig.

Kosten van de koppeling

De koppeling zelf zit in de setup-fee van €250. Géén extra maandelijkse kosten. Wat je wel krijgt: een paar uur van je ICT-consultant, typisch 2-4 uur. Dat is een eenmalige kost van €300-€600 extern, afhankelijk van wat je consultant rekent.

Vergelijk dat met de waarde: een werkende koppeling bespaart in een middelgroot installatiebedrijf 5-10 uur per week aan overtikken en handmatige planning. Terugverdiend in een maand.

Klaar voor een Exact- of Afas-koppeling?

Plan een kennismakingsgesprek. We bespreken jouw specifieke inrichting en maken een concreet koppel-plan. Vraag een gesprek aan.

Meer lezen? Wat kost een planner voor je installatiebedrijf of Offertes opvolgen zonder te bellen.